Форматы презентаций.
Как будут смотреть слайды

В начале работы над каждой презентацией мы всегда задаём вопрос «как будут смотреть презентацию?» Ответ на этот вопрос задаёт несколько важных параметров будущей презентации: сколько примерно будет слайдов, сколько будет текста и других элементов, нужно ли будет дополнительно адаптировать презентацию под разные форматы и т. д. Этот вопрос всегда упрощает дальнейшую работу и помогает сделать презентацию понятной и эффективной.

Сразу важно понять, будет ли какой-то человек рассказывать презентацию или слайды будут кому-то отправляться для самостоятельного изучения. От этого сильно зависит количество контента на слайдах.

Если будет спикер (рассказчик), то на слайдах ему нужны только основные идеи и их визуализация. Выступающий сам расскажет всю основную информацию, ему просто нужно чем-то подкрепить этот рассказ. Например, важными цифрами и фактами. Некоторые сложные моменты нужно объяснить визуально. Например, с помощью диаграмм и схем. Где-то нужно будет создать правильное настроение. Например, с помощью фотографий и графики.

Если спикера не будет, то слайды должны самостоятельно донести все идеи автора. Тут уже важно подробно описать все идеи, а визуализацию сделать максимально понятной. Потому что никто ничего дополнительно не объяснит и нам важно, чтобы аудитория восприняла информацию правильно.

Это типичный формат для конференций, круглых столов и т. д. Тут точно будет спикер, который всё объяснит и ответит на вопросы. Поэтому здесь важно добавлять на слайды только важные факты и визуальные элементы, которые помогут спикеру донести его идеи. Если нужно вызвать эмоции, добавляем фотографии и яркие примеры.

Идеальное наполнение каждого слайда такой презентации:

• одна идея
• какой-то один факт (ну максимум 2−3)
• большой понятный визуальный элемент + вывод (например, простая диаграмма + вывод по этой диаграмме)
• яркий визуальный элемент, чтобы вызвать эмоции (фото, видео или гифка)

Используем крупные элементы. Презентацию будут смотреть в большом помещении, а нам важно, чтобы дальние ряды всё разглядели.

Контрастные цвета. Сейчас уже много качественного оборудования для демонстрации слайдов в большом формате, но иногда это всё ещё проекторы, которые сильно засвечивают картинку и искажают цвета. Поэтому важно, чтобы слайды были контрастные. Ваш модный бело-серый градиент никто не увидит.

Анимация. Классно работает, всем нравится. Если есть возможность, используем.

Формат файла. Если уверены в оборудовании (например, показываете презентацию со своего ноутбука) и есть анимация, то можно использовать стандартные форматы .pptx и .key. Если в чём-то не уверены, то лучше экспортировать слайды в PDF, чтобы на слайдах точно ничего не съехало и не сломалось (но в PDF нет анимации). Если есть возможность показывать презентацию в онлайн-формате (Google-презентации, Figma и т. д.), то замечательно.

Много слайдов. Часто в таких презентациях очень много слайдов. Не нужно этого бояться. Лучше сделать 5 простых слайдов, которые будет легко объяснить, чем 1 сложный. Объём информации одинаковый, т. е. тайминги будут одинаковые, но презентация гораздо понятнее и выразительнее. Ну и при создании слайдов меньше времени потратите, потому что не надо будет долго думать, как всё расположить на слайде.

Сразу возвращаемся к вопросу про спикера. Если это онлайн-выступление, то по контенту идея та же: только главные факты и понятная визуализация. Если презентация кому-то отправляется или куда-то выкладывается, то контент должен максимально подробно раскрывать идею автора.

Можно использовать мелкие элементы. Во время выступления это не всегда удобно (вдруг кто-то смотрит с телефона), но в остальном у нас полная свобода в использовании дизайн-арсенала. Если в презентации много контента, то с ним будет сложно работать и где-то будет мелкий текст, это нормально.

Управляем вниманием аудитории. Если презентацию будут изучать самостоятельно, то нам важно правильно направить внимание пользователя. Поэтому работаем с контрастом, выделением главного и структурированием информации.

Формат файла. Если показываете презентацию сами, то любой удобный. Если отправляете или выкладываете — лучше PDF, чтобы ничего не поехало и человек не мог внести правки. Плюс PDF можно сильно сжать, чтобы презентация не весила 200 мб со всеми картинками.

Количество слайдов. В презентации для выступления это не принципиально, пусть будет много простых и понятных слайдов. В презентациях для самостоятельного изучения лучше излагать мысль ёмко и понятно, чтобы не заставлять аудиторию читать 100 слайдов. Если у вас есть одна стандартная презентация и вы отправляете её всем подряд, попробуйте её кастомизировать. Удалите всё лишнее и оставьте только то, что интересно тому человеку, который будет её смотреть.

Основное отличие этого варианта в том, что вместо стандартных слайдов 16:9 лучше использовать формат А4. Обычно такие слайды используются без спикера, поэтому стараемся подробно рассказать все идеи.

Можно использовать мелкие элементы. Все читают книги, журналы, документы и т. д. Поэтому общие представления о читаемости текста и других элементов можно взять оттуда.

Есть специфика в использовании цветов. При печати цвет формируется по своим законам и он будет отличаться от цвета на мониторе. Если презентация будет печататься на офисном принтере, то в целом на это можно не обращать внимания. Если печать будет в типографии, то там есть куча дополнительных настроек по цвету, формату, полям, текстам и изображениям. Презентацию нужно будет дополнительно адаптировать под печать.

Тут мы адаптируем контент под вертикальный формат. Идея в том, что на вертикальных экранах неудобно читать обычные горизонтальные слайды: всё мелкое, приходится постоянно увеличивать масштаб, полностью слайд не видно, можно что-то пропустить.

Мы можем работать в том же PowerPoint или любой другой программе для создания презентаций, где можно изменить ориентацию слайда с горизонтальной на вертикальную. По количеству контента можем ориентироваться на привычные всем форматы сторис и вертикальных видео. Обычно такие презентации используются без спикера, поэтому контента будет много, но он будет разделён по слайдам в небольшими порциями.

Используем крупные элементы. Необязательно делать все элементы гигантскими, но мельчить тоже не стоит. Если мы переделываем обычную презентацию под вертикальный формат, то обычно увеличиваем размер текста и важные объекты.

Много слайдов. Контента много, элементы крупные, поэтому слайдов будет много. Не нужно этого бояться, даже презентацию из 100 слайдов можно сделать понятной и интересной. При одинаковом количестве контента, 3 простых слайда будут читаться быстрее, чем 1 сложный.

Формат файла. Тут всегда лучше использовать PDF, чтобы файл легко открывался на смартфонах, нормально открывался в мессенджерах, там были зафиксированы нужные нам шрифты и ничего никуда не съезжало.

Да, но отдельными презентациями. Если вы рассчитываете, что презентацию будут смотреть с разных устройств и в разных условиях, то лучше сделать отдельную версию под каждый формат. Проще всего будет начать с одной версии и потом адаптировать её под другие форматы. Это не займёт много времени, зато мы сможем получить максимум пользы от слайдов.