Текст в PowerPoint — главные настройки для понятных слайдов

Без понятного текста у нас не получится понятного слайда, поэтому давайте разберем основы работы с текстом в PowerPoint: как использовать надписи, оформлять текст, делать списки и абзацы аккуратными, а также копировать стили элементов.

Для текста в PowerPoint почти всегда удобнее использовать «Надпись». Это отдельный объект с текстом: его можно свободно перемещать, копировать, выравнивать и настраивать.

Главное преимущество надписи — она не меняет размер шрифта сама по себе. Мы задаем тексту нужный размер и дальше управляем рамкой надписи отдельно.

Чтобы добавить надпись, нажмите кнопку «Надпись» на главной панели и кликните по слайду. После этого можно ввести текст и дальше работать с ней как с отдельным объектом.

У нас есть два режима работа с размером надписи:

• «Без автоподбора» — это фиксированный размер. Мы задаем ширину и высоту блока, а текст остается внутри этой области. Такой вариант лучше использовать для карточек, колонок, подписей одинакового размера и повторяющихся элементов.
• «Подгонять размер фигуры под текст» — это размер по тексту. Рамка меняется вместе с содержимым: если текст стал длиннее, то блок расширился или вырос по высоте. Такой вариант лучше использовать для коротких заголовков, отдельных фраз и небольших подписей.

Эти режимы настраиваются в параметрах текстового блока. Выделите надпись, откройте настройки форматирования и выберите, будет ли размер фиксированным или будет подстраиваться под текст. Если в режиме размера по тексту у вас остаётся фиксированная ширина блока, но она не нужна, уберите галочку «переносить текст в фигуре по словам» ниже.

У надписи есть два режима работы. Если кликнуть внутрь текста, появится курсор. В этом режиме PowerPoint редактирует отдельное место внутри надписи: слово, строку или выделенный фрагмент. Поэтому если поменять размер шрифта, изменение может примениться не ко всему блоку, а только к одному слову.

Чтобы настроить весь текст сразу, нужно выделить надпись целиком. Для этого кликните по рамке надписи, а не внутрь текста. Когда выделен весь объект, можно менять шрифт, размер, цвет и другие настройки для всего блока.

Проверить просто: если внутри надписи мигает курсор, вы редактируете текст внутри блока. Если видна рамка объекта и курсора нет, выделена вся надпись.

На панели с настройками текста есть много кнопок, но чаще всего мы будем использовать несколько: шрифт, размер, насыщенность, индексы, регистр и выравнивание.

Шрифт и размер выбираются на панели сверху. Там же можно выбрать насыщенность, если она есть у выбранного шрифта: Regular, Medium, Semibold, Bold и другие варианты.

Это удобнее, чем просто нажимать кнопку жирного начертания. У некоторых шрифтов есть несколько вариантов толщины, и можно выбрать именно тот, который подходит для заголовка, подписи или основного текста. Кстати, у нас есть гайд по выбору шрифтов для презентаций.

На панели текста есть кнопки верхнего и нижнего индекса. Они нужны для некоторых единиц измерения, формул, сносок и других символов, которые должны стоять выше или ниже основной строки.

Лучше использовать эти кнопки, а не уменьшать символ вручную и двигать его пробелами.

Если текст написан не в том регистре, его не нужно перепечатывать. В PowerPoint есть кнопка изменения регистра: можно сделать текст строчным, прописным или привести его к виду обычного предложения.

Например, фразу «итоги квартала» можно быстро превратить в «ИТОГИ КВАРТАЛА», а потом вернуть к варианту «Итоги квартала». Это удобно для заголовков, подписей и текста, который скопировали из другого источника.

У текста есть несколько вариантов выравнивания: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине.

В большинстве случаев используем выравнивание по левому краю. Так текст проще читать, потому что каждая строка начинается в одном месте. У нас в телеграм-канале есть хороший пост про то, когда какое выравнивание лучше работает.

Выравнивание по центру можно оставить для коротких заголовков или отдельных фраз. Выравнивание по ширине для презентаций почти всегда неудачный вариант: оно растягивает пробелы между словами, и текст выглядит дырявым. Лучше его не использовать.

Цвет текста можно менять двумя способами: быстро через верхнюю панель или более точечно через параметры текста справа.

На верхней панели есть кнопка цвета текста. Обычно этого достаточно: выделяем надпись или фрагмент текста, нажимаем на кнопку и выбираем нужный цвет.

Так можно быстро перекрасить заголовок, выделить важную цифру или сделать подпись серой. Для большинства рабочих слайдов этого способа хватает.

Если открыть параметры текста в меню справа, настроек станет больше. Там можно выбрать не только обычный цвет, но и другие варианты заливки текста:

• Сплошная заливка — это обычный цвет текста, подойдёт для большинства слайдов.
• Градиентная заливка добавляет к тексту градиент. Она может подойти для крупного декоративного заголовка или титульного слайда, но плохо работает на мелком тексте.
• Узорная заливка заполняет буквы паттерном. Это скорее декоративный прием, поэтому в обычных рабочих слайдах его лучше использовать осторожно: узор понижает читаемость текста.
• Если выбрать «Нет заливки» и включить контур, у букв останется только обводка. Такой прием лучше использовать для крупных слов и коротких фраз. На мелком тексте контур будет плохо читаться.

Тут важно выбрать именно «параметры текста», чтобы эффекты применялись к самому тексту, а не к фону надписи. 

В PowerPoint есть две отдельные кнопки для списков: маркированный список и нумерованный список. Маркированный список подходит, когда порядок пунктов не важен. Нумерованный — когда нужно показать последовательность: шаги, этапы, порядок действий.

У каждого вида списков есть настройки. У маркированного меняются форма, цвет и размер маркера. У нумерованного списка можно задать, с какого числа он начинается. Это удобно, если список продолжается после предыдущего слайда или начинается не с первого пункта.

В межстрочном интервале задается расстояние между строками. Его можно выбрать из списка или поставить точное значение, например через множитель. Общее правило такое: чем крупнее текст, тем меньше может быть межстрочный интервал. У большого заголовка строки могут стоять плотнее, а обычному абзацу или списку нужно больше воздуха. Правильные интервалы помогают зрителю лучше считывать текст.

Ещё можно настроить расстояния между абзацами. Там есть интервал «перед» и «после», но в большинстве случаев можно выбрать один из них и использовать только его. Например, в списке лучше поставить такой интервал, чтобы пункты списка не слипались друг с другом. Это гораздо лучше, чем добавлять пустую строку, потому что с интервалом мы можем сделать его любого размера.

«Формат по образцу» переносит оформление с одного объекта на другой. Например, можно настроить один заголовок, а потом быстро применить тот же шрифт, размер, цвет и интервалы к другим заголовкам.

Это удобно, когда в презентации много похожих элементов: заголовки, подписи, карточки, блоки с цифрами. Не нужно каждый раз заново выбирать шрифт, цвет и параметры абзаца.

Как использовать:

1. Выделяем надпись с нужным оформлением.
2. Нажимаем «Формат по образцу».
3. Кликаем по надписи, на которую нужно перенести стиль.

Если нужно применить оформление к нескольким объектам, по кнопке «Формат по образцу» можно кликнуть два раза. После этого формат будет переноситься на все объекты, по которым мы кликаем. Чтобы выйти из режима, нажимаем Esc.

Все эти настройки помогают сделать текст на слайде понятным и аккуратным.