Как оформить таблицу в презентации: пошаговый разбор

В таблице на слайде важно сохранить нужные данные, сделать строки удобными для чтения и выделить главное. Разберём, как это сделать, на примере таблицы с проектами команды: от выбора данных до акцентов и декора. В конце — чек-лист для проверки своей таблицы.

Таблица подходит для задач, в которых зрителю нужно прочитать и сопоставить отдельные записи:

Если нужно показать динамику, соотношение величин или заметное отклонение, рассмотрите диаграмму. В таблице зрителю придётся самому искать эти закономерности среди значений. Выбирайте формат под то, что человек должен увидеть на слайде.

В исходной таблице 8 проектов и 8 параметров. Это типичная таблица, в которой ничего не понятно — просто набор данных, которые ни о чём не говорят нашей аудитории.

Многие люди не любят таблицы, потому что обычно они выглядят как раз вот так и приходится потратить много времени, чтобы в них разобраться. В этом есть правда, таблицы действительно сложны для понимания, но мы можем сделать их немного понятнее с помощью нескольких универсальных шагов.

Чтобы решить, что оставить на слайде, сначала определите его задачу. В данном случае нам важно не просто показать кучу данных про все проекты компании, а показать руководству возможные риски и рассказать про решения, которые помогут эти риски снизить.

Для этой задачи оставим в таблице название проекта, дедлайн, бюджет, процент выполненной работы и комментарии. Направление, ответственного и статус уберём: направление и так понятно из контекста, ответственные нам нужны только для проблемных проектов, а статус и так понятен из процента выполненной работы. Альтернативный вариант: оставить статус, но убрать проценты, если мы хотим поменьше грузить аудиторию числами.

Выберите порядок, который соответствует задаче слайда. В нашем примере строки идут по дедлайну: от более ранних дат к более поздним. Так будет проще заметить проблемы со сроками.

Если сравниваете расходы, можно упорядочить строки по бюджету; если таблица нужна для поиска названия — по алфавиту.

Для текста это универсальное выравнивание, потому что мы читаем слева направо и так проще переводить взгляд на следующую строку. А числа выравниваем вправо, потому что так сразу видна их разрядность. В нашем примере сразу видно, что у мобильного приложения самый большой бюджет, потому что единица от миллиона выделяется из общего ряда.

Названия проектов и комментарии мы выравниваем по левому краю, а бюджеты и проценты — по правому. Даты можно выровнять и влево, и вправо, но второй вариант чуть удобнее. Заголовки столбцов выравниваем так же, как данные под ними.

Уберите у таблицы заливки и границы, а затем добавьте только нужные разделители. В нашем примере достаточно тёмной линии под заголовками и светло-серых линий между строками.

Подгоните ширину столбцов под содержимое. Названиям проектов и комментариям в нашем примере нужно больше места, чем датам и процентам. Не делайте все столбцы одинаковыми: сначала разместите длинный текст, затем проверьте, хватает ли места числам.

Заголовки столбцов можно выделить полужирным. Сохраните в них всё, что нужно для понимания данных: например, «Бюджет, ₽» сразу задаёт единицу измерения. Тогда знак рубля не придётся повторять в каждой строке.

Напишите в заголовке слайда мысль, ради которой показываете таблицу, и выделите связанные с ней данные. В нашем примере заголовок «Нужно решение по ребрендингу» поддержан цветной заливкой строки «Ребрендинг». Комментарий в этой строке объясняет, почему требуется внимание к проекту.

Если нужно отметить ещё одну группу, выделите её слабее. Например, строки осенней рекламной кампании и обучения отдела продаж можно залить светло-серым цветом. У этих проектов скоро наступит дедлайн, но процент выполнения низкий. Пока ничего критичного, но нужно к ним присмотреться. Главный акцент на ребрендинге при этом должен оставаться заметнее.

Добавим сюда же небольшую подпись, которая объяснит выделение второстепенных данных. А некоторые данные, наоборот, уберём из таблицы, потому что они слабо связаны с нашей главной идеей в заголовке.

На этом таблица может быть готова. Фон, изображение или декоративная подложка нужны, если мы хотим сделать слайд интереснее и если они подходят оформлению презентации. Важно, чтобы эти элементы не мешали изучению данных, потому что прежде всего такой слайд должен быть понятным.

К нашей таблице мы добавили не только изображение и фон, но ещё и несколько дополнительных подписей. Такие детали делают слайд интереснее и в то же время могут уточнить нашу идею.

На курсе «Быстрые слайды» разбираем, как сочетать таблицу с другими элементами на слайде. Если хотите быстро делать понятные презентации, посмотрите программу курса.